謹防失洩密，檔案數字化存在的這些風險你了解嗎(ma)？
編輯：2023-05-26 15:27:32
随着社會的發展與進步
檔案資(zī)源所具有的巨大(dà)價值
逐漸被社會所認知(zhī)
如今越來越多的紙(zhǐ)質檔案
逐漸轉爲數字檔案
可以說檔案數字化工(gōng)作
與我(wǒ)們每個人息息相關
那麽
什麽是檔案數字化呢？
檔案數字化是指用計算機技術将模拟信号轉換爲數字信号的處理過程。紙(zhǐ)質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙(zhǐ)質檔案進行數字化加工(gōng)，将其轉化爲存儲在磁盤、光盤等載體(tǐ)上并能被計算機識别的數字圖像或數字文本的處理過程。
那麽
檔案數字化又(yòu)有哪些優勢？
跟着小(xiǎo)密往下(xià)看！
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檔案數字化節約了保管費(fèi)用，節省了占地空間，而且查閱起來極爲方便迅速，從而避免了反複印制資(zī)料而造成的紙(zhǐ)張和人員(yuán)的浪費(fèi)。
數字化檔案管理使資(zī)料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資(zī)料變得非常簡單，真正讓辦公人員(yuán)做到足不出戶便可知(zhī)曉天下(xià)大(dà)事。
由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成爲"無牆界檔案"，檔案庫也從文件實體(tǐ)的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中(zhōng)心。
将紙(zhǐ)制檔案轉變爲數字化電(diàn)子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對曆史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外(wài)，通過檔案的數字化處理後，防止了部分(fēn)檔案篡改的行爲。
相較于以往的管理方式
數字化檔案信息管理技術有了極大(dà)提升
既提高使用率也節省了時間
然而
便捷的同時也帶來新的挑戰！
尤其是對于檔案數字化工(gōng)作中(zhōng)
經常存在的安全保密問題！
在傳統檔案管理的理念影響下(xià)，部分(fēn)工(gōng)作人員(yuán)對電(diàn)子檔案的特性了解不深，也未按要求對相關人員(yuán)進行保密教育和提醒，導緻部分(fēn)工(gōng)作人員(yuán)錯誤地認爲電(diàn)子版檔案資(zī)料可以随便複制，便“監守自盜”，小(xiǎo)則損害個人信息安全，大(dà)則危害國家安全。
數字化檔案依托于網絡建立，通過現代化信息手段把檔案載體(tǐ)與檔案的信息分(fēn)離(lí)開(kāi)來，通過網絡整合關鍵信息共聯，這樣信息的深度和廣度得到了加強，同時也給檔案管理的安全帶來了挑戰。
由于電(diàn)子檔案管理系統對使用者的識别主要是通過用戶密碼和用戶名，以及用戶密鑰來識别，一(yī)旦出現密碼洩露或者丢失，網絡管理系統不能做到人員(yuán)識别，就會對檔案資(zī)料的安全産生(shēng)極大(dà)影響和威脅。
爲滿足檔案數字化工(gōng)作的要求，提******案查詢利用的效率，越來越多的單位對檔案資(zī)源開(kāi)展了檔案數字化外(wài)包服務工(gōng)作。
在外(wài)包過程中(zhōng)，部分(fēn)單位存在将涉密檔案交由不具有保密資(zī)質的企業做數字化加工(gōng)的問題，或者将檔案數字化工(gōng)作外(wài)包給有保密資(zī)質的企業後當起了“甩手掌櫃”，既不規定數字化工(gōng)作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的數字化設備也不進行安全檢查，使國家秘密處于危險境地，随時可能失控，自認爲“高枕無憂”，實則“危機四伏”。
檔案數字化保密工(gōng)作的重要性
不言而喻
在檔案數字化大(dà)環境下(xià)
如何做好保密工(gōng)作成了新的難題！
不過也别擔心
小(xiǎo)密自有方法！
檔案管理人員(yuán)在檔案保密工(gōng)作中(zhōng)扮演着極其重要的角色，要做好電(diàn)子檔案安全保密工(gōng)作，建議設立相對獨立、專業的技術管理崗位，積極引進專業對口、高素質的電(diàn)子檔案管理人才。
在實際工(gōng)作中(zhōng)，依據******的政策和制度，充分(fēn)運用諸如病毒查殺工(gōng)具、木馬檢查工(gōng)具、電(diàn)子檔案“四性”檢測工(gōng)具等，******提升電(diàn)子檔案保密管理工(gōng)作水平。***終實現物(wù)盡其用、人盡其才，安全又(yòu)保障的優良局面。
一(yī)是要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外(wài)包安全管理規範》要求，慎重選擇外(wài)包公司開(kāi)展數字化工(gōng)作，涉及涉密檔案資(zī)料的數字化必須在專門場所進行，加工(gōng)場所要安裝監控設備，并派專人全程監管；對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防範工(gōng)作。
二是對存儲涉密數字化檔案資(zī)料的計算機等信息設備采取物(wù)理隔離(lí)措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。
三是對參與檔案數字化工(gōng)作的人員(yuán)做好身份審核、登記等工(gōng)作，數字化服務機構應對工(gōng)作人員(yuán)進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工(gōng)作人員(yuán)簽訂保密協議，明确規定工(gōng)作人員(yuán)不得閱讀、摘抄、外(wài)洩檔案内容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。對相關人員(yuán)承擔檔案數字化工(gōng)作的具體(tǐ)安排要嚴格記錄在案，确保監管的可追蹤性。
文章來源：成華密語
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